Organizar seu fluxo de caixa sempre é uma ação essencial para o crescimento sustentável de qualquer negócio. E é mais importante após um período de crise, como o que foi vivenciado na pandemia.
Muitas empresas que negligenciam esse ponto podem enfrentar alguns problemas. Separamos neste conteúdo algumas dicas úteis para você saber como manter o fluxo de caixa da sua empresa em dia, continue lendo!
Qual a importância do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é nada menos que os valores que entram e saem da empresa e serve para exibir com detalhes os lucros, ativos e passivos. Quando uma empresa negligencia essa área, torna-se mais difícil administrar um negócio e tomar decisões assertivas para a empresa manter-se competitiva.
Além de tornar mais complicado gerir o orçamento, quando o fluxo de caixa de uma empresa não recebe a atenção que merece, o dono fica sujeito a passar por uma série de problemas com a Receita Federal e muitos outros.
Confira logo a seguir algumas dicas úteis para organizar seu fluxo de caixa!
1. Conte com o auxílio da tecnologia
Em alguns negócios não tão complexos, uma simples planilha eletrônica pode ser o suficiente para administrar o fluxo de caixa. É preciso mantê-la sempre organizada, atualizada e dividida em categorias.
Caso contrário, poderá comprometer e muito o cálculo dos valores que deve pagar e receber. Se o seu negócio for mais complexo e o número de operações feitas for muito grande, uma planilha não dará conta e ainda torna a contabilidade mais difícil e sujeita a erros.
Nesse caso, contar com a ajuda de tecnologias para gerenciar o fluxo de caixa é uma ótima saída. Esses sistemas, conhecidos como ERP, são responsáveis por centralizar as operações, fazendo com que o trabalho seja mais prático, seguro e preciso.
Além de ter tudo o que um gestor precisa para conduzir o negócio, esses sistemas também oferecem alguns recursos extras, por exemplo:
- Emissão de relatórios financeiros;
- Notas fiscais e boletos;
- Ferramentas de controle de estoque, de venda e de folha de pagamento.
A Maiore Consultoria é uma empresa que está há mais de 20 anos no mercado e busca oferecer soluções com inovação, tecnologia e sustentabilidade para o ambiente corporativo.
Para cada cliente, suas soluções são pensadas de modo individual e personalizado.
2. Registre todas as entradas e saídas
Registrar todos os gastos e rendimentos de sua empresa é o básico do básico. Como dito acima, um software de gestão financeira pode ser uma ótima forma de manter a organização do fluxo de caixa.
É necessário manter registro de todas as saídas de dinheiro da empresa, tais como:
- Aluguel;
- Funcionários;
- Energia;
- Matéria-prima.
E também todas as entradas de dinheiro, incluindo:
- Vendas de produtos e/ou serviços;
- Investimentos;
- Empréstimos.
É preciso também levar em conta as contas fixas e parceladas para os próximos meses, que irão ajudar na projeção do caixa para esses meses seguintes.
3. Categorize as entradas e saídas
Categorizar as entradas é crucial para identificar com o que a sua empresa mais recebe. Assim permite fazer maiores investimentos nesses produtos e/ou serviços para expandir os ganhos da empresa.
Enquanto categorizar as saídas torna mais fácil o controle de gastos e ajuda a identificar os pontos onde sua empresa mais gasta, dispondo de mais dinheiro que o necessário em certas áreas.
É preciso fazer essa categorização conforme a realidade de cada empresa, por exemplo:
- Salários dos funcionários;
- Alimentação;
- Matéria-prima;
- Veículos (gasolina, manutenção).
4. Atualize os registros
Não é novidade que a disciplina é a chave para qualquer boa gestão financeira. Em outras palavras, é preciso fazer os registros de todas as entradas e saídas logo que aconteceram, para não deixar passar algum registro.
Caso esses registros não estejam atualizados, o fluxo do caixa não será correto. Quaisquer falhas de informação irão ocasionar em um fluxo de caixa não exato e, como consequência, poderá levar a decisões menos assertivas.
5. Defina o período do fluxo de caixa
Existem algumas empresas que fazem o fluxo de caixa por semana ou até por mês. No entanto, esse período maior só funciona para as empresas que fazem vendas mais complexas e não movimentam o caixa todos os dias.
Para as empresas que vendem diariamente, o ideal é que o fluxo de caixa seja feito todos os dias. Desse modo há menos riscos de perder o controle das finanças com a movimentação.
6. Análise do fluxo de caixa
Como dito antes, o fluxo de caixa gera diversos dados e informações importantes que devem ser analisadas. Eles servem como base para tomar decisões assertivas que melhorem o desempenho financeiro da empresa.
O saldo atual é a primeira informação a partir do fluxo de caixa. Caso o saldo seja negativo, então pode ser que seja preciso negociar pagamento já agendados, para evitar que o fluxo caixa do próximo mês também seja afetado.
Outro fator a se levar em conta, caso o saldo seja negativo, são as razões e motivos. Se for devido a queda das vendas, por inadimplência ou caso a empresa tenha tido mais gastos, por exemplo.
Já se o saldo for positivo, também é preciso ficar atento. É essencial determinar o destino desse dinheiro, como se ele for destinado para equilibrar o caixa previsto para os próximos dias ou se ficará como reserva para futuras necessidades e quanto poderá ser investido.
E os gastos da empresa necessitam de uma análise detalhada. Além de fazer a análise do quanto a empresa gasta no total, também é preciso avaliar os gastos por categoria.
A partir das categorias que definiu para registrar as entradas e saídas, será possível identificar onde e com o que a sua empresa mais gasta. Uma boa dica é estabelecer uma meta para cada uma e analisar com frequência para não sair das metas.
Conclusão
Por fim, ficar de olho nos custos com o intuito de achar formas de reduzi-los sem afetar a produção também é essencial, assim gera mais lucros para os negócios.
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